O que fazer quando o cliente não envia a documentação da empresa para o escritório?

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Prezados contabilistas, nesse artigo vou falar sobre um problema muito comum e recorrente nos escritórios de contabilidade o envio de documentação por parte do cliente.

O dia a dia do empresário contábil não é nada fácil e disso nós sabemos bem, com tantas obrigações e informações a serem processadas não temos tempo para quase nada e se tem uma coisa que atrapalha a rotina do escritório contábil é a falta de informação por parte do cliente. Por exemplo um cliente que participa de licitações precisa sempre estar com as certidões em dia, as demostrações fechadas ou seja tudo "redondo" porém esse cliente é daqueles que não envia nada em dia e quando precisa de algo tem que ser para ontem para não perder o prazo e o que acontece? ele resolve mandar tudo em cima da hora causando assim um tumulto no escritório atrapalhando toda rotina. Pois bem, hoje vou trazer algumas dicas para que isso diminua e para os clientes se conscientizarem do quão importante é o envio dos documentos contábeis.

1- Oriente seu cliente da importância do envio da documentação (física ou digital) ao escritório, o que pode ocasionar para empresa em caso de fiscalização e até mesmo para tomada de decisão pois sem documentação é impossível a emissão de relatórios como o balancete e saber a atual situação da empresa.

2- Sempre solicite a documentação por e-mail ou por algum meio que você possa provar que foi solicitado, pois no dia do amanhã a primeira frase que o seu cliente irá falar é "nunca ninguém me pediu isso" ou então "não sabia que tinha que enviar isso para o escritório"

3- Transfira a responsabilidade para o seu cliente, deixe bem claro a responsabilidade do cliente quanto ao envio dos documentos isso evitará transtornos futuros.

4- Outra forma interessante de mudar essa deficiência é implantação do departamento de triagem no escritório, esse departamento ficará responsável pela cobrança dos documentos.

5- Evite cobranças desnecessárias, muitos documentos o escritórios tem acesso por exemplo os pagamentos dos impostos federais, esse tipo de documento o escritório pode pegar através da internet é um meio mais ágil e evita a papelada no escritório.

6- Defina uma data para envio dos documentos para o escritório, por exemplo todo o dia 10 do mês  deverá estar no escritório os documentos pagos do mês anterior. E crie uma rotina de cobrança para que isso possa virar habito.

Nosso papel é ajudar o empresário evoluir desde que ele nos dê condições para ajuda-ló.

Por

Felipe Cardoso

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